Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:

- turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį išsilavinimą su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu arba aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintą išsilavinimą;

- išmanyti dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių, archyvinio darbo, asmenų aptarnavimo bei jų prašymų nagrinėjimo reikalavimus, taip pat būti susipažinusiam su teisės aktais, reglamentuojančiais įstaigos viešąjį administravimą;

- mokėti dirbti kompiuteriu Microsoft Office programiniu paketu;

- gebėti sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu;

- gebėti savarankiškai rinktis darbo metodus, planuoti ir organizuoti veiklą;

- turėti patirties dirbant su dokumentų valdymo sistemomis bei išmanyti dokumentų valdymo procesų ypatybes biudžetinėse įstaigose;

Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:

- užtikrindamas sklandų darbo organizavimą, reguliuoja įstaigos darbuotojų ir kitų asmenų priėmimą pas įstaigos direktorių. Atsiradus nenumatytų aplinkybių ir pasikeitus suderintam priėmimo laikui, apie tai iš anksto įspėja asmenis;

- užtikrindamas sklandų planuojamų renginių bei darbo organizavimą, įstaigos direktoriaus pavedimu informuoja reikalingus įstaigos darbuotojus apie rengiamus susitikimus, posėdžius, pasitarimus ir pan., jų laiką, teikia kitą reikalingą informaciją, iškviečia reikalingus darbuotojus pas direktorių;

- siekdamas užtikrinti, kad būtų tinkamai įgyvendinamos Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklių nuostatos:

-- aptarnauja į įstaigą atvykstančius lankytojus: priima jų prašymus, esant būtinybei, paprašo pateikti kitą reikalingą informaciją ir dokumentus, konsultuoja, informuoja lankytojus pagal kompetenciją, įteikia ar išsiunčia asmenims atsakymus;

-- atsako už pirminį asmenų aptarnavimą elektroniniais ryšiais: orientuoja asmenis, kurie bendruoju elektroninio ryšio numeriu kreipiasi į įstaigą, kad operatyviai ir kvalifikuotai būtų išspręsti jų keliami klausimai; prireikus, nurodo įstaigos darbuotojų, į kuriuos jie turėtų kreiptis, pareigas, vardus ir pavardes, tarnybinių elektroninio ryšio priemonių numerius;

-- pagal kompetenciją konsultuoja asmenis, teikia jiems informaciją, kuria disponuoja įstaiga ir kurią asmuo turi teisę gauti Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymo nustatyta tvarka.

- padeda organizuoti įstaigos renginius, svečių priėmimus ir pan., užtikrindamas tarnybinio protokolo reikalavimų laikymąsi;

- pareigybei priskirtos kompetencijos ribose administruoja dokumentų valdymo sistemos darbą įstaigoje, teikia siūlymus dėl jos veikimo tobulinimo ir informuoja apie nustatytas veiklos klaidas ir trūkumus, konsultuoja įstaigos darbuotojus darbo su dokumentų valdymo sistema klausimais, teikia jiems metodinę ir praktinę pagalbą;

- tvarko gautus bendruosius dokumentus: registruoja ir perduoda įstaigos vadovybei pagal paskirtį rezoliucijai, o dokumentus su vadovybės rezoliucija paskirsto vykdytojams, užtikrindamas šių dokumentų įtraukimą į įstaigos gautų dokumentų apskaitos sistemą, o prireikus – operatyvų informacijos apie juos valdymą. Kontroliuoja, kaip laikomasi pavedimų įvykdymo terminų.

- tvarko įstaigoje gautus iš kitų institucijų ir įstaigų bei įstaigos direktoriaus priimtus teisės aktus įstaigos veiklos ir nuteistųjų klausimais: juos registruoja, perduoda įstaigos direktoriui, sistemina informaciją apie teisės aktų pakeitimus, papildymus, negaliojimą, pažymėdamas tai atitinkamuose dokumentų registruose;

- siekdamas, kad būtų užtikrinta tinkama dokumentų apskaita ir paieška, rengia ir, prireikus, atnaujina įstaigos dokumentų registrų sąrašą;

- rengia įstaigos dokumentacijos planų ir jų papildymų sąrašų projektus, teikia juos svarstyti, derinti ir tvirtinti teisės aktų nustatyta tvarka;

- siekdamas užtikrinti bylų sudarymo statistinių duomenų rinkimą, kaupimą ir analizę, pagal įstaigos dokumentacijos planus (ar kt. nustatytus bylų apskaitos dokumentus) iš struktūrinių padalinių surenka ir atitinkamų metų dokumentacijos planuose surašo duomenis apie kalendoriniais metais užbaigtas bylas;

- kontroliuoja, kad įstaigos struktūriniai padaliniai dokumentus tvarkytų ir jų bylas sudarytų pagal šį darbą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimus; renka informaciją ir struktūrinių padalinių pasiūlymus dėl dokumentų, kurių bylos dokumentacijos planuose nebuvo numatytos ar nebesudaromos, kaip nebeaktualios, kad būtų užtikrintas veiklos įrodymų išsaugojimas nustatytą laiką;

- siekdamas, kad dokumentai būtų išsaugomi ir prieinami reikiamą laiką ir būtų užtikrinta jų paieška, tvarko įstaigos užbaigtų bylų apskaitą: rengia ilgai saugomų bylų apyrašų (jų tęsinių) projektus (kartu su to laikotarpio pažyma apie įstaigos veiklos istoriją) ir teikia juos svarstyti, derinti ir tvirtinti teisės aktų nustatyta tvarka;

- siekiant įvertinti atrinktus naikinti dokumentus pagal jų reikalingumo kriterijus ir priimti sprendimą dėl jų naikinimo ar tolesnio saugojimo, kartu su struktūriniais padaliniais atlieka dokumentų vertinimą ir teikia pasiūlymus dėl tolesnio jų saugojimo ar atrinkimo naikinti įstaigos Dokumentų ekspertų ar Specialiajai ekspertų komisijai. Rengia bylų (dokumentų) naikinimo aktų projektus, kuriuos nustatyta tvarka teikia derinti ir tvirtinti;

- padeda Specialiosios, Dokumentų ekspertų komisijų pirmininkams organizuoti jų darbą, rengia posėdžių protokolus;

- tvirtina dokumentų kopijas, nuorašus ar išrašus, užtikrindamas, kad teisės aktų nustatyta tvarka, kai reikia, būtų paliudytas įstaigoje sudarytų ir jos gautų dokumentų kopijų, nuorašų ir išrašų tikrumas;

- vykdo kitus su skyriaus funkcijomis susijusius nenuolatinio pobūdžio įstaigos direktoriaus ar jo pavaduotojo, kurio veiklos sričiai priskirtas skyriaus veiklos administravimas, skyriaus viršininko pavedimus, kad būtų užtikrintas skyriui pavestų funkcijų vykdymas.

- nesant raštvedžio (jo atostogų, komandiruotės, ligos ir kitais atvejais), atlieka jo pareigybės aprašyme nustatytas funkcijas, kad būtų užtikrintas skyriui pavestų funkcijų vykdymas.