Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:

• rengia einamųjų metų dokumentacijos plano papildymų sąrašą, kitų metų dokumentacijos planą ir teikia Lietuvos valstybės naujajam archyvui derinimui per Elektroninio archyvo informacinę sistemą (EAIS), vykdo jo kontrolę sudarant bylas Kalėjimų departamento administraciniuose padaliniuose;
• organizuoja archyvinių dokumentų tinkamą priežiūrą, laikymą, naudojimą ir apskaitą;
• dalyvauja atliekant dokumentų vertės ekspertizę;
• konsultuoja Kalėjimų departamento ir jam pavaldžių įstaigų darbuotojus pagal kompetenciją priskirtos srities klausimais;
• pagal kompetenciją nagrinėja institucijų, įstaigų, visuomeninių organizacijų, Kalėjimų departamentui pavaldžių įstaigų paklausimus ir kitokio pobūdžio raštus rengia atsakymų projektus;
• tikrina Kalėjimų departamentui pavaldžių įstaigų dokumentacijos planų ir jų papildymų sąrašų, dokumentų registrų sąrašų, bylų (dokumentų) naikinimo aktų, nuolat ir ilgai saugomų bylų apyrašų (jų tęsinių), bylų apyrašų sąrašų projektų parengimo teisingumą, teikia juos svarstyti Kalėjimų departamento Dokumentų  ekspertų komisijai (DEK) ir derinti Kalėjimų departamento direktoriui ar jo įgaliotam asmeniui;
• dalyvauja Kalėjimų departamento DEK darbe, atlieka DEK sekretoriaus funkcijas ir rengia DEK posėdžių protokolus, užtikrindamas tinkamą šios komisijos dokumentacijos tvarkymą;
• pagal skyriaus kompetenciją dalyvauja Kalėjimų departamentui pavaldžių įstaigų veiklos patikrinimuose;
• kontroliuoja Kalėjimų departamento struktūrinių padalinių dokumentų tvarkymą  pagal reglamentuojančių teisės aktų reikalavimus;
• renka informaciją ir Kalėjimų departamento struktūrinių padalinių pasiūlymus dėl dokumentų, kurių bylos dokumentacijos planuose nebuvo numatytos ar nebesudaromos, kaip nebeaktualios, kad būtų užtikrintas veiklos įrodymų išsaugojimas, teisės aktais nustatytą laiką;
• rengia ilgai ir nuolat saugomų bylų apyrašus ir jų tęsinius, bylų apyrašų sąrašą, pažymą apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą bei teikia Lietuvos valstybės naujajam archyvui derinti per Elektroninio archyvo informacinę sistemą (EAIS);
• pasibaigus laikino saugojimo dokumentų saugojimo terminui, atlikus dokumentų vertės ekspertizę, rengia dokumentų naikinimo aktus ir, suderinęs su Lietuvos valstybės naujuoju archyvu, organizuoja dokumentų sunaikinimą;
• nustatyta tvarka rengia Kalėjimų departamento nuolat saugomas bylas (dokumentus) valstybiniam saugojimui;
• priima iš Kalėjimų departamento administracinių padalinių tinkamai sutvarkytas ir įformintas nuolat ir ilgai saugomas bylas (dokumentus) pagal jų perėmimo aktus ar kitus apskaitos dokumentus bei teisės aktų nustatyta tvarka – iš Kalėjimų departamentui pavaldžių įstaigų nuolat ir ilgai saugomas bylas;
• nustatyta tvarka išduoda Kalėjimų departamento archyve saugomas bylas ir archyvinius dokumentus departamento valstybės tarnautojams ir darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis;
• tvirtina dokumentų kopijas, nuorašus ar išrašus, užtikrindamas, kad teisės aktų nustatyta tvarka, kai reikia, būtų paliudytas Kalėjimų departamente sudarytų ir jo gautų dokumentų kopijų, nuorašų ir išrašų tikrumas;
• Kalėjimų departamento vadovybės pavedimu teikia juridiniams ir fiziniams asmenims informaciją apie Kalėjimų departamento archyvo fonduose saugomų dokumentų sudėtį ir turinį, išduoda archyvo pažymas, patvirtintas dokumentų kopijas ar išrašus, dokumentus laikinam naudojimui;
• pagal pareigybės kompetenciją dalyvauja Kalėjimų departamento darbo grupių ir komisijų veikloje;
• vykdo kitus nenuolatinio pobūdžio su struktūrinio padalinio veikla susijusius pavedimus.