Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:

- turėti ne žemesnį kaip aukštesnįjį išsilavinimą ar specialųjį vidurinį išsilavinimą, įgytą iki 1995 metų;

- išmanyti dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių, įslaptintos informacijos administravimo, archyvinio darbo, asmenų aptarnavimo bei jų prašymų nagrinėjimo reikalavimus, taip pat būti susipažinusiam su teisės aktais, reglamentuojančiais įstaigos viešąjį administravimą;

- mokėti dirbti kompiuteriu Microsoft Office programiniu paketu;

- gebėti sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu;

- gebėti savarankiškai rinktis darbo metodus, planuoti ir organizuoti veiklą;

Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:

- registruoja gautus asmenų prašymus, pasiūlymus, pareiškimus ir skundus bei siunčiamus atsakymus pagal šį darbą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimus, kad būtų įrodytas šių dokumentų buvimas įstaigos apskaitos sistemoje ir užtikrinta jų paieška. Kontroliuoja, kaip laikomasi atsakymų parengimo terminų;

- registruoja įstaigoje rengiamus bendruosius vidaus administravimo dokumentus atitinkamuose registruose, sudaro ir tvarko šių registrų bylas, užtikrindamas šių dokumentų įtraukimą į įstaigos apskaitos sistemą ir veiklos įrodymų išsaugojimą, o prireikus – operatyvų informacijos apie juos valdymą. Pagal poreikį (nurodytus adresatus) perduoda šiuos dokumentus įstaigos vadovybei ar struktūriniams padaliniams;

- pagal direktoriaus rezoliuciją ar pavedimą supažindina pasirašytinai vykdytojus ar kitus reikalingus asmenis su įstaigoje gautais iš kitų įstaigų bei įstaigos direktoriaus priimtais teisės aktais įstaigos veiklos ir nuteistųjų klausimais;

- tvarko siunčiamus bendruosius (neįslaptintus) dokumentus: registruoja, surūšiuoja ir išsiunčia, užtikrindamas šių dokumentų įtraukimą į įstaigos siunčiamų dokumentų apskaitos sistemą, o prireikus – operatyvų informacijos apie juos valdymą;

- pagal administruojamą veiklos sritį sudaro ir tvarko dokumentų ir jų registrų bylas bei užtikrina jų saugumą, kad būtų išsaugoti veiklos įrodymai ir apsaugotos su ja susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės;

- konsultuoja įstaigos darbuotojus darbo su dokumentų valdymo sistema klausimais, teikia jiems metodinę ir praktinę pagalbą;

- siekdamas, kad būtų laikomasi dokumentų rengimą ir tvarkymą, kalbos vartoseną reglamentuojančių teisės aktų reikalavimų, teikia įstaigos darbuotojams konsultacijas bendrųjų dokumentų rengimo ir įforminimo, kalbos vartosenos, dokumentų tvarkymo ir apskaitos klausimais;

- tvirtina dokumentų kopijas, nuorašus ar išrašus, užtikrindamas, kad teisės aktų nustatyta tvarka, kai reikia, būtų paliudytas įstaigoje sudarytų ir jos gautų dokumentų kopijų, nuorašų ir išrašų tikrumas;

- siekdamas, kad skyriuje esantys antspaudai ir spaudai būtų naudojami teisės aktų nustatyta tvarka, saugo ir naudoja juos pagal paskirtį;

- Organizuoja dokumentų saugojimą įstaigos archyve:

-- siekdamas, kad dokumentai būtų išsaugomi ir prieinami reikiamą laiką, priima iš administracijos padalinių tinkamai sutvarkytas ir įformintas ilgai ir trumpai saugomas bylas (dokumentus) pagal jų perėmimo aktus ar kitus apskaitos dokumentus, nustatyta tvarka išduoda įstaigos archyve saugomas bylas ir archyvinius dokumentus įstaigos darbuotojams;

-- užtikrina įstaigos archyve saugomų bylų (dokumentų) tinkamą priežiūrą, laikymą, naudojimą ir apskaitą pagal teisės aktų reikalavimus, kad bylos (dokumentai) būtų apsaugotos nuo sugadinimo, praradimo, neteisėto naudojimo, pakeitimo ar sunaikinimo.

-- organizuoja atrinktų naikinti bylų (dokumentų) naikinimą.

- teisės aktų nustatyta tvarka pagal skyriaus kompetenciją tvarko duomenis įstaigoje veikiančiose informacinėse sistemose;

- padeda organizuoti įstaigos renginius, svečių priėmimus ir pan., užtikrindamas tarnybinio protokolo reikalavimų laikymąsi;

- rengia sveikinimų, užuojautų, padėkų ir pan. projektus;

- vykdo kitus su skyriaus funkcijomis susijusius nenuolatinio pobūdžio įstaigos direktoriaus ar jo pavaduotojo, kurio veiklos sričiai priskirtas skyriaus veiklos administravimas, skyriaus viršininko pavedimus, kad būtų užtikrintas skyriui pavestų funkcijų vykdymas;

- nesant specialisto (jo atostogų, komandiruotės, ligos ir kitais atvejais), atlieka jo pareigybės aprašyme nustatytas funkcijas, kad būtų užtikrintas skyriui pavestų funkcijų vykdymas.