PATVIRTINTA

Kalėjimų departamento prie Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos

direktoriaus 2022 m.                     d.

įsakymu Nr. V-

DOKUMENTŲ VALDYMO SKYRIAUS VYRIAUSIOJO SPECIALISTO

PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS

PAREIGYBĖ

 1. Dokumentų valdymo skyriaus (toliau – skyrius) vyriausiasis specialistas yra specialistų grupės pareigybė, faktinė darbo vieta – Pravieniškių 2-asis kalėjimas, adresu Pravieniškių g. 57, Pravieniškių k., Kaišiadorių r.

 2. Pareigybės lygis – A2.

II SKYRIUS

SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

3. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:

3.1. turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį išsilavinimą su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintą išsilavinimą arba aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimą;

3.2. išmanyti dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių reikalavimus;

3.3. mokėti dirbti kompiuteriu ,,Microsoft Office“ programiniu paketu;

III SKYRIUS

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

4. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:

4.1. pagal kompetenciją rengia teisės aktų bei kitų dokumentų, reglamentuojančių skyriaus veiklą, projektus, užtikrindamas skyriui priskirtų funkcijų tinkamą įgyvendinimą;

4.2. dokumentų valdymo sistemos (toliau – DVS) priemonėmis registruoja ir administruoja teisės aktus (įsakymus ir nutarimus) nuteistųjų ir suimtųjų klausimais;

4.3. rengia dokumentacijos plano, jų papildymų sąrašo, registrų sąrašo projektus, teikia juos svarstyti Dokumentų ekspertų komisijai (toliau – DEK), užtikrindamas dokumentų apskaitą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimų įgyvendinimą;

4.4. organizuoja dokumentų saugojimą įstaigos archyve;

4.5. pagal struktūrinių padalinių sudarytus bylų (dokumentų) perdavimo aktus priima iš jų tinkamai sutvarkytas ir įformintas bylas (dokumentus) ir tvarko jų apskaitą, siekdamas užtikrinti, kad į archyvą perduotos bylos (dokumentai) atitiktų teisės aktų, reglamentuojančių užbaigtų bylų sutvarkymo, reikalavimus;

4.6. užtikrina įstaigos archyve saugomų bylų (dokumentų) tvarkymą, apskaitą, saugojimą ir naudojimą pagal šią veiklą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimus, kad bylos (dokumentai) būtų apsaugotos nuo sugadinimo, praradimo, neteisėto naudojimo, pakeitimo ar naikinimo;

4.7. teisės aktų nustatyta tvarka išduoda įstaigos archyve saugomas bylas (dokumentus) įstaigos valstybės tarnautojams ir darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis, užtikrindamas tinkamą išduodamų bylų įforminimą ir jų įtraukimą į išduodamų bylų (dokumentų) apskaitą;

4.8. rengia nuolat ir ilgai saugomų bylų apyrašų (jų tęsinių), bylų (dokumentų) naikinimo aktų projektus ir teikia juos svarstyti įstaigos DEK, užtikrindamas tinkamą archyve saugomų dokumentų apskaitą ir saugojimą, organizuoja atrinktų bylų (dokumentų) naikinimą;

4.9. DVS priemonėmis tvarko gautus bendruosius (neįslaptintus) dokumentus (registruoja, rengia skaitmenines kopijas perduoda pagal paskirtį rezoliucijoms užrašyti, išsiunčia adresatams, supažindina), užtikindamas šių dokumentų įtraukimą į apskaitą ir veiklos įrodymų išsaugojimą, o prireikus – operatyvų informacijos apie juos valdymą;

4.10. tvirtina dokumentų kopijas, nuorašus ar išrašus, užtikrindamas, kad teisės aktų nustatyta tvarka, būtų paliudytas sudarytų ir gautų dokumentų kopijų, nuorašų ir išrašų tikrumas;

4.11. protokoluoja įstaigoje rengiamus bendrus pasitarimus ir susirinkimus, užtikrinant juose svarstytų klausimų ir aptartų sprendimų bei pavedimų fiksavimą;

4.12. dalyvauja darbo grupių ir komisijų veikloje, užtikrindamas priskirtų įpareigojimų vykdymą;

4.13. vykdo kitus skyriaus vedėjo ir patarėjo nenuolatinio pobūdžio su struktūrinio padalinio veikla susijusius pavedimus.