SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:

• turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį išsilavinimą su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu arba aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu;
• turėti ne mažesnę kaip 1 metų darbo patirtį dokumentų administravimo srityje;
• būti susipažinęs su asmenų aptarnavimą įstaigoje reglamentuojančių teisės aktų reikalavimais;
• mokėti dirbti kompiuteriu „Microsoft Office“ programų paketu.

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:

• tvarko gautus ir siunčiamus bendruosius dokumentus, Kalėjimų departamento prie Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos Mokymo centro (toliau – Mokymo centras, įstaiga) direktoriaus ir gautus teisės aktus, registruoja Mokymo centre rengiamus vidaus dokumentus ir Mokymo centro pasirašytas sutartis (išskyrus darbo sutartis) pagal šių dokumentų tvarkymą ir apskaitą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimus, užtikrindamas šių dokumentų įtraukimą į Mokymo centro dokumentų apskaitos sistemą, o prireikus – operatyvų informacijos apie juos valdymą;
• Dokumentų valdymo sistemos (toliau – DVS) priemonėmis tvarko Mokymo centre rengiamus ir gautus dokumentus (registruoja, rengia skaitmenines kopijas, perduoda pagal paskirtį rezoliucijoms užrašyti, išsiunčia adresatams, supažindina Mokymo centro darbuotojus), užtikrindamas šių dokumentų įtraukimą į apskaitą ir veiklos įrodymų išsaugojimą, o prireikus – operatyvų informacijos apie juos valdymą;
• DVS saugomų dokumentų ir duomenų pagrindu teikia Mokymo centro vadovybei ir darbuotojams reikalingą informaciją, užtikrindamas tikslų ir išsamų duomenų valdymą;
• registruoja gautus asmenų, Mokymo centro darbuotojų, klausytojų ir kursantų prašymus, pasiūlymus, pareiškimus ir skundus bei siunčiamus atsakymus;
• administruoja įstaigos elektroninio pašto dėžutę, siekdamas užtikrinti savalaikį dokumentų (skenuotų kopijų) užregistravimą, gautos informacijos operatyvų persiuntimą adresatams;
• sudaro ir tvarko pagal vykdomas funkcijas dokumentų bei registrų popierines ir skaitmenines bylas ir užtikrina jų saugumą;
• dalyvauja DEK ir SEK darbe, atlieka šių komisijų sekretoriaus funkcijas bei rengia posėdžių protokolus;
• siekdamas užtikrinti bylų sudarymo statistinių duomenų rinkimą, kaupimą ir analizę, pagal dokumentacijos planus (ar kitus nustatytus bylų apskaitos dokumentus) iš Mokymo centro struktūrinių padalinių surenka ir atitinkamų metų dokumentacijos planuose surašo duomenis apie kalendoriniais metais užbaigtas bylas;
• siekdamas užtikrinti, kad tinkamai būtų įgyvendinamos Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklių nuostatos, orientuoja asmenis, kurie telefonu ir (ar) elektroninio ryšio priemonėmis kreipiasi į Mokymo centrą, kad operatyviai ir kvalifikuotai būtų išspręstas keliamas klausimas;
• tikrina Mokymo centre rengiamų dokumentų (pasirašomų ar tvirtinamų direktoriaus) įforminimo teisingumą, užtikrindamas, kad dokumentai atitiktų dokumentų rengimo taisyklių reikalavimus;
• konsultuoja darbuotojus darbo su DVS klausimais, teikia praktinę pagalbą;
• daugina dokumentaciją, reikalingą užtikrinti nuoseklią ir efektyvią Mokymo centro veiklą;
• tvirtina dokumentų kopijas, nuorašus ar išrašus, užtikrindamas, kad teisės aktų nustatyta tvarka, kai reikia, būtų paliudytas Mokymo centre sudarytų ir jo oficialiai gautų dokumentų kopijų, nuorašų ir išrašų tikrumas;
• dalyvauja rengiant teisės aktų projektus dokumentų tvarkymo, saugojimo, apskaitos ir kitais skyriaus kompetencijai priskirtais klausimais ar pats šiuos projektus rengia, užtikrindamas skyriui priskirtų uždavinių ir funkcijų tinkamą įgyvendinimą;
• teikia Mokymo centro vadovybei ir darbuotojams reikalingą informaciją, prireikus rengia statistines ir analitines ataskaitas, sistemindamas duomenis pagal pasirinktus požymius (dokumentų skaičių, pobūdį, struktūrinių padalinių ar atskirų jų darbuotojų darbo krūvį ir kt.), užtikrindamas operatyvų, tikslų ir išsamų informacijos valdymą;
• atsako už materialinių vertybių, priemonių ir prietaisų, išduotų mokymo tikslams ir darbui, saugojimą, saugų ir pagal paskirtį naudojimą, teisingą eksploatavimą;
• teikia pasiūlymus dėl Mokymo centro veiklos planavimo dokumentų ir veiklos procesų palaikymo bei tobulinimo;
• pagal kompetenciją inicijuoja kalendoriniais metais reikalingų dokumentų registrų ir apskaitos žurnalų užsakymą;
• siekdamas, kad raštvedybos inspektoriaus turimi skyriaus antspaudai ir spaudai būtų saugomi ir naudojami teisės aktų nustatyta tvarka, saugo ir naudoja juos pagal paskirtį;
• vykdo kitus su vykdomomis funkcijomis susijusius nenuolatinio pobūdžio Mokymo centro vadovybės ir skyriaus vedėjo pavedimus tam, kad būtų įgyvendinti skyriui pavesti uždaviniai ir funkcijos.